מזכירה

[אסנת כהן]

אסתי היקרה,

משאלתך מובן כי העסק שבבעלותך בגדילה משמעותית.

ועל כן, אני מייעצת לך לקחת מזכירה אישית שכוללת את כל מטלות העסק.

כמובן, שעלייך להדגיש בעת קבלת העובדת את היקף העבודה, אולי כדאי שתתחילי במשרה חלקית

עם אופציה להגדלת המשרה.

העוקץ בכך שלקחת כל פעם מישהי רק לשעות עומס. כיוון שעובדת כזו לא לקחת ברצינות את העסק, ואין שיטתיות בעבודה, מאבדים נתונים חשובים בצורה כזו. ועוד ועוד שלל הפתעות שמגלים בהמשך.

כמובן, שאם זו משרת אמון, צריך לשים דגש חזק על אמינות ורצינות העובדת לגבי דיסקרטיות, שבהבנה הבסיסית זה חזק אצלה ולא כהוראה בעלמא.

את צריכה לשבת עם עצמך קודם כל, לדעת איזה כישורים את מחפשת ונצרכת במשרה הנוכחית, אם זו משרה שכוללת, הכנה להנה”ח, גרפיקה וכדו’.

שווה לעיתים לשלם “יותר” בכדי לקבל עבודה טובה בהרבה. דעי לך כי למזכירה שהיא ליבת העסק, ישנו מקום מאד חשוב בקידום העסק לעבר עתיד טוב. צריכה להיות שירותית מאד ועם זאת אסרטיבית, מסודרת ודייקנית. מה גם שעל מקצועיות ומיומנות נרכשת, משלמים!

לאחר הקליטה ממליצה לך מאד להשקיע זמן עבור למידה והסברה מקיפה לעובדת לידע נרחב, כדבר ראשון. ולתאום ציפיות, כדבר שני. ברגע שעובדת יודעת מה מצפים ממנה וברגע שאת כמעסיקה יודעת שנתת הסבר לגבי הציפיות, העבודה יותר זורמת וישנן גבולות גם לעובדת וגם לך כמעסיקה, שאינך יכולה לדרוש ככל העולה על רוחך מבלי לתאם זאת מראש.

דבר נוסף וחשוב, כל דבר שנעשה בעסק, צריך להיות בהדגשה של פר עבודה ולא פר עובדת, ואסביר זאת, ראיתי הרבה בעסקים שלאחר עזיבת העובדת, מכל סיבה שהיא, העסק פשוט נתקע תקיעה רצינית, כיוון שכל הקודים לכניסות שונות בדיגיטל, היו אצל העבודת ועל שמה. כבר ראיתי עסק שחשבון הטלפון כדוגמא, היה על שם העובד ולא על שם העסק… ואם היו איזו שהן אמוציות שליליות בעזיבה, זה מאוד קשה לשתף פעולה בכדי לשנות סיסמאות וקודים שרשומים על שם העובדת.

ולכן, עצתי היא, שכל דבר בעסק, כגון: שיטתיות בשמירת מסמכים, פתיחת תיבת אי-מייל, וכדו’. יהיו לא על שמה הפרטי של העובדת, אלא על העסק. וכל הקודים והכניסות למיניהם, יהיו בשקיפות מלאה. ויישמרו במקום שכל אחד שמגיע, אפילו להחלפה בחל”ד וכדו’, יהיה מונח במהירות בכל החומרים הנצרכים.

בהצלחה, מקווה שהמידע שהובא לעיל יועיל לך.