מה עשית היום?

איזו שאלה מורכבת. את רק מנסה להיזכר בכל אלפי הפעולות הקטנות והגדולות שעשית היום…

והנה לך שאלה מורכבת עוד יותר: האם הספקת לעשות מה שרצית?

כאישה עובדת, ואולי גם רעיה, בת ואם, התשובה אולי מכאיבה לך. עומס החיים וקצב המשימות קושי המטורף אינו מאפשר לך להגיע לרגעי פנאי רבים, ואף את מטלות הבסיס רובינו מבצעות באיחור.

כיועצת ארגונית ומקדמת תעסוקה, פונים אלי ארגונים ועובדים רבים בתקווה שאסייע להם בניהול זמן נכון. הביטוי ניהול זמן נראה לי יומרני ואינו נכון: הזמן מתנהל גם בלעדינו, השעון מתקתק ולוח השנה מתקדם אף בלי התערבותנו. מי שזקוק לניהול נכון הוא לא הזמן, אלא, כמובן- אנחנו.

כאשר אנו נתנהל נכון בתוך מסגרות הזמן העומדות לרשותנו, נצליח להגיע להספקים ולהישגים בתוך הזמן המוגדר ויתכן שישאר לנו פנאי לתחביבים.

כמה זמן לוקח להנפיק קבלה ללקוח? אם תבצעו סקר בין עצמאיות, התשובות ינועו בין 5 שניות ועד לשעה. אז כמה זמן באמת לוקחת הפעולה? תלוי בתפיסת הזמן האישית. אומדן זמן הוא רק אחד מתוך סט יכולות ומיומנויות הקשורות בניצול מיטבי של הזמן, ביניהן: יכולת הגדרת מטרות, תיעדוף, תכנון, משמעת עצמית, מוטיבציה, אתחול ויוזמה.

 כדי להתייעל ולהתנהל נכון, כדאי תחילה לבדוק מהם החסמים והגורמים לקושי שלנו בהתנהלות בתוך מסגרת זמן.

האם קשה לנו לתכנן נכון? האם אנו נוטים לדחות מטלות (מתוך חוסר בטחון או מתוך פרפקציוניזם)? האם יש לנו חסם המונע מאיתנו ליזום או להתחיל פעולה? האם אנו מונעים מתוך תפיסות קודמות על עצמנו? התבוננות וסקירה מעמיקה של סדר פעולותינו במשך היום, יוכלו לעזור לנו לבדוק היכן נעוצים הכשלים המונעים מאיתנו הספקים והישגים רצויים.

ריכזתי עבורך מספר המלצות שיוכלו לעזור לך בהתייעלות ובניצול זמן אפקטיבי:

1. מיקוד – התחילי את היום במשימות הקשות והחשובות שאת נוטה לדחות

2. ריכוז- ערכי רשימת משימות דומות במהותן וטפלי בהן באופן מרוכז.

3. תיעדוף– שימי לב להתייחס ברצינות הרבה ביותר למשימות החשובות, אף אם אינן דחופות.

4. האצלת סמכויות– הרגילי את עצמך לתת לאחרים לבצע את הפעולות בהן אין לך יתרון יחסי.

5. תגובה מיידית- הילחמי בנטייה לדחיינות: טפלי בכל דבר מיד ורק פעם אחת.

6. תכנון- הקצי בסוף כל יום מספר דקות לתכנון של יום המחר.

7. בלת”מ- שמרי זמן לטיפול בבעיות חריגות, חיצוניות או בלתי צפויות.

ולסיום:

“אם אתם כמו רוב האנשים היום, אתם כנראה מוצפים ביותר מדי דברים לעשות ומעט מדי זמן לעשות אותם… אתם לעולם לא תהיו מסוגלים להספיק את כל מה שיש לכם לעשות.
בגלל זה, אולי יותר מתמיד, ליכולת לבחור את המשימה החשובה ביותר בכל רגע נתון, להתחיל לעבוד עליה באופן מיידי ולסיים אותה במהירות וביעילות יש את ההשפעה הגדולה ביותר על ההצלחה שלכם, יותר מכל יכולת או תכונה אחרת שאתם יכולים לפתח.”

(ב. טרייסי)

שירה עמראני

יועצת ומקדמת תעסוקה

מנכ”ל

 JOBUP – פתרונות השמה ותעסוקה